Ghi rõ sản phẩm và trạng thái giao hàng
Cho biết cần gỗ xẻ, gỗ sấy khô thô hay gỗ đã bào. Nếu có gia công bổ sung, ghi riêng yêu cầu cắt chiều dài, bào hai mặt hoặc bốn mặt. Kích thước phôi thô và kích thước thành phẩm không thay thế cho nhau; cần chỉ rõ kích thước nào được dùng để nghiệm thu.
Lập bảng quy cách và khối lượng
Mỗi dòng nên có chiều dày, chiều rộng, chiều dài bằng mm; số lượng và đơn vị tính. Nếu tính theo m³, cần thống nhất cơ sở đo và cách quy đổi khi giao nhận. Có thể gửi nhiều quy cách trong một yêu cầu, nhưng nên tách rõ khối lượng từng loại để xem xét phương án sản xuất và đóng bó.
Mô tả chất lượng bằng tiêu chí cụ thể
Tên phẩm cấp AA, AB hoặc BC cần đi kèm yêu cầu về từng mặt, mắt gỗ, nứt, dát gỗ, cạnh thiếu và cong vênh. Với gỗ sấy, nêu độ ẩm mục tiêu và khoảng chấp nhận. Ảnh mẫu có thể giúp trao đổi ngoại quan nhưng không thay thế thông số kích thước, dung sai và cách kiểm tra.
Nêu điểm đến và nhu cầu giao hàng
Ghi địa điểm giao nhận, ngày cần hàng, cách chia bó và yêu cầu nhãn. Nếu liên quan xuất khẩu, gửi nước đến và danh sách chứng từ cần có từ đầu. MOQ và tiến độ được xem xét theo quy cách, khối lượng và kế hoạch sản xuất; không mặc định yêu cầu gửi đi là đơn đã được nhận.
Kiểm tra phạm vi báo giá trước khi chốt
Hai bên cần làm rõ đơn vị giá, phần gia công, đóng gói, vận chuyển, điều kiện thanh toán và thời điểm hiệu lực báo giá. Thông số nghiệm thu, mẫu chấp thuận và lịch giao cuối cùng được ghi trong báo giá hoặc hợp đồng B2B. Một yêu cầu đủ thông tin giúp giảm số lần trao đổi và tránh so sánh các báo giá khác phạm vi.
Tình huống: người mua mới chỉ biết kích thước sản phẩm cuối
Nếu bản thiết kế cần thanh sau bào, nhưng người mua hỏi giá phôi xẻ, phải nêu công đoạn tiếp theo và lượng dư cần đánh giá. Không tự chuyển kích thước cuối thành kích thước phôi bằng một số cộng chung. Nguồn gỗ, độ cong và khả năng gia công có thể ảnh hưởng phương án.
Ví dụ giả định cần 500 thanh thành phẩm dài 1 m, rộng 40 mm, dày 20 mm. Thể tích hình học cuối là 0,4 m³. Đây chưa là lượng gỗ đầu vào phải mua; còn cần quy cách phôi, thu hồi và số hàng đạt. Không dùng ví dụ làm quy cách hoặc định mức của LEFAMI.
Khi chưa chắc thông số, tách ô đã chốt và cần đề xuất. Một yêu cầu có câu hỏi rõ tốt hơn một bảng đầy số nhưng không biết căn cứ. Bộ phận kỹ thuật và thu mua nên dùng chung phiên bản để tránh hỏi đúng tên hàng nhưng sai trạng thái.
Bảng một trang gửi cho nhà cung cấp
| Trường | Ví dụ cách mô tả, không là điều kiện bán mặc định |
|---|---|
| Ứng dụng | Chi tiết sẽ dùng và công đoạn còn làm |
| Quy cách giao | Kích thước, đơn vị, trạng thái và dung sai cần chốt |
| Chất lượng | MC, bề mặt và khuyết tật cần xác nhận |
| Số lượng | Theo từng mã; dự kiến hoặc đã chốt |
| Giao | Điểm nhận, mốc cần và phần còn phụ thuộc |
| Hồ sơ | Tài liệu hoặc nguồn gốc cần được đánh giá |
Không cần đưa chi phí nội bộ hoặc toàn bộ thiết kế kinh doanh cho nhà cung cấp. Chọn thông tin đủ để đánh giá hàng và xác nhận được quyền chia sẻ. Nếu có tệp, ghi mã và phiên bản trong nội dung yêu cầu.
Gửi ảnh mẫu phải có chú thích: ảnh minh họa vật liệu, hình dạng hay bề mặt nào. Một hình ảnh không thay phép đo, dung sai và cơ sở thể tích. Nếu ảnh khác bảng, giải quyết mâu thuẫn trước báo giá chốt.
Đọc phản hồi trước khi chuyển thành đơn
Kiểm phần nhà cung cấp đồng ý, phần đề xuất khác và phần chưa trả lời. Nếu phản hồi chỉ có tổng giá, hỏi lại phạm vi gia công, đóng gói, giao và hiệu lực. Không coi khoản chưa ghi là đã bao gồm hoặc miễn phí.
Tách mốc hàng sẵn xưởng với mốc dự kiến tới nơi. MOQ và lịch phụ thuộc đơn cụ thể; hướng dẫn này không ấn định số tối thiểu hoặc số ngày cho mọi nhóm sản phẩm.
Đọc RFQ chi tiết, so báo giá và đơn vị mua bán. Bài này là bước bắt đầu, các liên kết giúp xử lý tình huống phức tạp hơn.
Câu hỏi thường gặp khi gửi yêu cầu đầu tiên
Chưa chốt độ ẩm thì hỏi được không?
Được, nhưng nêu ứng dụng và phần cần tư vấn. Báo giá có thể ở trạng thái sơ bộ tới khi điều kiện kỹ thuật được xác nhận.
Có thể gửi nhiều quy cách trong một yêu cầu?
Nên tách từng dòng, số lượng và đơn vị. Không gửi một tổng khối lượng rồi để người nhận tự đoán cơ cấu.
Email tiếp nhận có là xác nhận đơn?
Không. Cần báo giá, phạm vi và bước xác nhận theo quy trình hai bên. Mã tiếp nhận giúp theo dõi trao đổi, không tự tạo giá hoặc lịch giao.
Trao đổi đơn hàng
Nguồn đối chiếu cho phần cập nhật
Các ví dụ số học trong phần cập nhật dùng dữ liệu giả định, không phải thông số, định mức, giá hoặc chứng nhận của LEFAMI. Tài liệu tham khảo dùng để đối chiếu khái niệm và phạm vi; yêu cầu lô hàng, ứng dụng và quy định áp dụng cần được xác nhận riêng.